Tecnologia Avaya permite melhoria nos processos internos da Soap e 100% de estabilidade nas chamadas

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Com o investimento em solução da Avaya que integra voz, vídeo e mobilidade, empresa conseguiu maior estabilidade na sua comunicação

São Paulo, junho de 2016 – Com o objetivo de melhorar a experiência de comunicação dos seus 80 funcionários, bem como otimizar o atendimento de clientes via dispositivos móveis, a Soap – consultoria de comunicação especializada em soluções para apresentações corporativas – adotou a solução IP Office da Avaya, fornecedora global de software de comunicação, colaboração e serviços para empresas de todos os portes. O projeto contou com a implementação da parceira Betta Group, que está desde 2009 com a Soap, atuando como mantenedora de toda a área de TI do cliente.

Segundo Denis Pera, gestor de planejamento e criação da Soap e responsável pela TI, em um primeiro momento, o objetivo principal da empresa era melhorar a estabilidade das ligações internas, que não atendiam mais às necessidades da empresa. “O telefone vinha sendo um problema para nós. Era comum o registro de problemas na nossa central, que já não conseguia mais suportar a grande demanda de chamadas que tínhamos – tanto internas, como de clientes. Percebemos que era hora de avançar na adoção de uma solução que contemplasse benefícios para a nossa comunicação e permitisse uma melhor experiência no nosso atendimento”, afirma.

Com a implementação do IP Office, solução de colaboração que integra voz e vídeo móvel em qualquer dispositivo – adequada para empresas do midmarket –, a Soap passou a ter mais acessibilidade e controle das chamadas. Com o sistema, é possível conferir se a pessoa está na mesa ou não e direcionar as chamadas em espera, contribuindo para uma tomada de decisões mais rápida.

“Antes da adoção dessa solução, tínhamos entre 80 e 90% de instabilidades recorrentes na telefonia, que afetava diretamente no nosso sistema de atendimento. Agora, chegamos a ter uma taxa de 100% de estabilidade na comunicação. Desde a implementação, não tivemos nenhum episódio que tenha prejudicado o desenvolvimento do nosso trabalho. Por sermos uma empresa que trabalha em um segmento não ligado diretamente com tecnologia, tínhamos receio de termos problemas até a adaptação do uso das soluções, mas isso não ocorreu. A transição fluiu bem para toda a equipe”, afirma Pera.

A instalação e adaptação da solução IP Office, implementadas com êxito pela Betta Group, foram pontos chave para o sucesso no resultado do projeto. O suporte durante toda a execução, contribuiu para que o trabalho na empresa não fosse afetado nesse período. “Nem parecia que tínhamos acabado de instalar uma novidade tecnológica. Não houve transtornos para a nossa equipe e nem para os nossos clientes”, reforça Pera.
Segundo Leonardo Hokumura, diretor de Serviços da Betta Group, esse projeto é um exemplo de como o uso de uma boa solução, alinhado com um suporte integrado às necessidades da empresa traz bons resultados para uma empresa.
“Foi muito interessante para nós poder trabalhar na implementação de um projeto em uma empresa como a Soap que, mesmo não pertencendo ao segmento de tecnologia, conseguiu obter o melhor das ferramentas. Nós produzimos, em parceria com eles, um manual que ajudou toda a equipe no processo de adaptação ao uso dos novos recursos, o que facilitou muito a continuidade do trabalho da SOAP”, ressalta.

Flexibilidade nas interações

A solução IP Oficce também se destaca por suportar até 2.000 usuários com o software virtualizado. É fácil de usar e gerenciar, e pode ser facilmente utilizada por empresas de midmarket – que muitas vezes precisam ofertar uma melhor experiência de atendimento para seus clientes sem alterar muito a sua estrutura de TI. Além disso, ela é flexível e pode ser facilmente adaptada às mudanças corporativas.
“Por sermos uma empresa de criação, temos uma equipe muito dinâmica, com grande movimentação interna. A solução adotada, nos permite a rápida mudança de ramais quando há reajustes nas equipes. Conseguimos, inclusive, falar com executivos que ficam em outros países, usando um ramal interno. Isso resultou em muita economia e agilidade para nós – fora o ganho de tempo”, afirma Pera.

Para que os funcionários da SOAP possam focar em seu processo criativo, sem que a rotina de trabalho seja comprometida, a Betta dispõe de um profissional residente no cliente e dedicado inteiramente às soluções e estrutura de TI implementada.“O maior diferencial da Betta Group foi certificar -se que durante todo o processo, o cliente não tivesse nenhum tipo de preocupação e usasse o tempo disponível com o que fazem de melhor: criar”, conclui Leonardo Hokumura.

Sobre a Soap

Criada em 2003 com o propósito de auxiliar empresas e executivos a aumentarem suas chances de sucesso em momentos decisivos, a Soap é uma consultoria de comunicação especializada em soluções para apresentações corporativas. Com uma metodologia diferenciada, a empresa já criou mais de 12 mil apresentações para cerca de 1.200 empresas, tanto no Brasil como em outros 22 países na América e Europa. Por aqui, ela atende 83 das 100 maiores e melhores empresas do país.

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